Kolejny krok: zobacz jak to rozwiązujemy w prosync.
Stan magazynu to jedna z najważniejszych liczb w zakładzie. Od niej zależy, czy zamówisz za dużo, czy produkcja stanie, czy kupiec będzie miał podstawę do negocjacji z dostawcą. W małej firmie stan często prowadzony jest w arkuszu kalkulacyjnym lub opiera się na pamięci magazyniera.
Poniżej opisujemy, jak policzyć stan magazynu krok po kroku – bez skomplikowanych algorytmów, ale w sposób wystarczający do podejmowania rzetelnych decyzji.
Wzór na stan magazynu
W najprostszej formie:
Stan = przyjęcia − wydania + poprawki
Wzór jest prosty, ale w praktyce każdy z elementów może sprawiać trudności.
Przyjęcia – co wliczasz
Przyjęcie to nie tylko faktura od dostawcy. To moment, w którym materiał fizycznie trafia na magazyn i zostaje zarejestrowany. Przyjęcia obejmują:
- zakup od dostawcy;
- zwrot z produkcji;
- korektę inwentaryzacyjną;
- przesunięcie z innego magazynu.
Ważne: przyjęcie powinno mieć datę i numer dokumentu. Bez tego nie da się później niczego zweryfikować.
Wydania – kiedy materiał znika z magazynu
Wydanie to moment, w którym materiał idzie na produkcję, do klienta lub na odpad. Wydania obejmują:
- rozchód na zlecenie produkcyjne;
- zwrot do dostawcy;
- odpad lub uszkodzenie;
- przesunięcie do innego magazynu.
Najczęstszy błąd: wydanie jest rejestrowane z opóźnieniem albo wcale. Wtedy stan w systemie nie ma nic wspólnego ze stanem faktycznym.
Rezerwacje – dlaczego stan wolny to nie to samo co stan całkowity
Jeśli masz 100 sztuk, a 80 jest już zarezerwowanych na zlecenie, to stan wolny to 20. Wielu zakładów o tym zapomina i planuje produkcję na podstawie stanu całkowitego. Skutek: braki materiałowe i opóźnienia.
Stan całkowity = wszystko, co fizycznie jest na magazynie. Stan wolny = stan całkowity minus rezerwacje minus zablokowane partie.
To stan wolny powinien decydować o tym, czy można przyjąć nowe zlecenie.
Poprawki – inwentaryzacja i odpad
Nawet przy dokładnym rejestrowaniu przyjęć i wydań co jakiś czas trzeba sprawdzić stan faktyczny. Inwentaryzacja pokazuje różnice między systemem a rzeczywistością. Różnice trzeba wprowadzić jako poprawki – z komentarzem, dlaczego powstały.
Typowe przyczyny różnic:
- błędy przy wydaniu (np. zabrano 52 sztuki zamiast 50);
- odpad niezarejestrowany;
- pomyłka przy przyjęciu (inna partia, inna ilość);
- kradzież lub uszkodzenie.
Jak często aktualizować stany
W małym zakładzie wystarczą proste zasady:
- przyjęcie i wydanie rejestrujesz w tym samym dniu;
- poprawki wprowadzasz w ciągu 24 godzin od odkrycia;
- inwentaryzację robisz regularnie – przynajmniej raz na kwartał, a dla kluczowych materiałów częściej.
Jak to wygląda w systemie budowanym pod procesy produkcyjne
W prosync magazyn jest połączony z planowaniem i zleceniami: przyjęcia, wydania, rezerwacje i poprawki widzisz w jednym miejscu. System wylicza stan wolny i pokazuje, czego zabraknie, zanim zlecenie trafi na produkcję. Szczegóły opisaliśmy na stronie magazyn materiałów.
Opowiedz nam, jak dziś liczysz stany, a my zaproponujemy, które elementy warto usystematyzować jako pierwsze.